inventarierea generala a patrimoniului

este lucrarea prin care se stabilește situația reală a patrimoniului, aceasta se referă atât la constatarea mărimii faptice a elementelor patrimoniale, cât și la evaluarea lor la nivelul valorii actuale.

relația proprie inventarului, prin care se determină situația reală a patrimoniului la un moment dat, este de forma:

constatarea existenței elementelor inventariate se face prin observare directă (prin numărare, cântărire, măsurare, cubare și calcule tehnice, după caz) pentru bunurile corporale, pe bază de registre sau documente (extrase de cont confirmate de terți) pentru bunurile necorporale, creanțe și datorii. în ceea ce privește evaluarea elementelor patrimoniale inventariate, aceasta se face la nivelul valorii actuale, denumită valoare de inventar.

Conditiile de lucru ce trebuie asigurate comisiei de inventariere anuala a elementelor de activ, capitaluri proprii si datorii, potrivit normelor in domeniu (2008):

organizarea depozitarii valorilor materiale grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;

tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiunile de valori materiale si a celei contabile si efectuarea lunara a confruntarii datelor dintre aceste evidente;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare etc.;

asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) a unor persoane competente din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise;

dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu formularele si rechizitele necesare;

dotarea comisiei de inventariere cu mijloacele tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;

dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu doua randuri de incuietori diferite.

dupa primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridica, sub semnatura directorului economic, a contabilului-sef sau a altei persoane numite sa indeplineasca aceasta functie, listele de inventariere, vizate si parafate de catre acesta, dupa care comisia se prezinta la sediul gestiunii care urmeaza a fi inventariata in vederea efectuarii inventarierii fizice.

inainte de inceperea operatiunii de inventariere, se ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:

in afara valorilor materiale ale unitatii patrimoniale respective, are in gestiune si altele apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;

are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta

are valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;

detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

de asemenea gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare si iesire a bunurilor in/din gestiune; Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale si de catre comisia de inventariere care atesta ca a fost data in prezenta sa;

sa identifice toate locurile (incaperile) in care exista valori materiale care urmeaza a fi inventariate

sa asigure inchiderea si sigilarea, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea. Daca valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de catre o singura persoana, sunt depozitate in locuri diferite sau cand gestiunea are mai multe cai de acces, membrii comisiei care efectueaza inventarierea trebuie sa sigileze toate aceste locuri si caile lor de acces cu exceptia locului in care a inceput inventarierea, care se sigileaza numai in cazul in care inventarierea nu se termina intr-o singura zi. La reluarea lucrarilor se verifica daca sigiliul este intact; in caz contrar, acest fapt se va consemna intr-un proces-verbal de desigilare, care se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar, lunadu-se masurile corespunzatoare. Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri, etc., incuiate si sigilate. Sigiliul se pastreaza, pe durata inventarierii, de catre responabilul comisiei de inventariere;

sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie, mentionand data la care s-au inventariat valorile materiale, sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de valori materiale, existente in gestiune, dar neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea lor la contabilitate, astfel incat situatia scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea. Unitatile de desfacere cu amanuntul care folosesc metoda global-valorica trebuie sa asigure intocmirea de catre gestionar, inainte de inceperea inventarierii, a raportului de gestiune in care sa se inscrie valoarea tuturor documentelor de intrare si de iesire a marfurilor, precum si cele privind numerarul depus la casierie, intocmite pana in momentul inceperii inventarierii, precum si depunerea acestui raport la contabilitate.

sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, solicitand intocmirea monetarului (la gestiunile cu vanzare cu amanuntul) si depunerea numerarului la casieria unitatii; sa ridice benzile de control de la aparatele de casa si stampila unitatii (acolo unde este cazul) si sa le pastreze in siguranta;

sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare.

in cazul in care gestionarul lipseste, comisia de inventariere aplica sigiliul si comunica aceasta conducerii unitatii patrimoniale. Conducerea unitatii are obligatia sa incunostinteze imediat in scris gestionarul despre inventarierea care trebuie sa se efectueze, indicand locul, ziua si ora fixate pentru inceperea lucrarilor.

daca gestionarul sau reprezentantul sau nu se prezinta la locul, data si ora fixate pentru inceperea lucrarilor, inventarierea se efectueaza de catre comisia de inventariere in prezenta altei persoane, numita prin decizie scrisa, care sa-l reprezinte pe gestionar;

este indicat, daca este posibil, sa se sisteze operatiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii, luandu-se din timp masurile corespunzatoare pentru a nu se stanjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor;

daca operatiunile de predare-primire a bunurilor nu pot fi suspendate se prevede crearea unei zone-tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa permita expedieri la clienti, iar operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele respective "primit sau eliberat in timpul inventarierii", dupa caz, cu evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor. Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil.