EXTRAS DE CONT (Cod 14-6-3)
1. Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.
De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.
2. Se întocmeşte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.
3. Circulă:
- la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
- la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3, precum şi exemplarul 2, după primirea confirmării);
- la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii creditoare;
- codul de identificare fiscală;
- sediul (localitate, stradă, număr);
- judeţul;
- contul;
- banca;
- denumirea formularului;
- denumirea unităţii debitoare;
- felul, numărul şi data documentului;
- explicaţii;
- suma;
- semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil.